Privacy Policy HFCM 

Deze privacy policy is van toepassing op alle gegevens die HFCM Communicatie verzamelt en verwerkt van haar klanten en andere bezoekers van haar websites.

  • Klik hier om onze Verwerkingsovereenkomst te downloaden
  • Klik hier om onze Leveringsvoorwaarden te downloaden

HFCM Communicatie bestaat uit de bv’s Hansman Partners BV (handelend onder de naam HFCM Vormgeving en Online Media), Hansman Logistiek BV (handelend onder de naam HFCM Direct Mail en Print) en Havaen International BV (handelend onder de naam HFCM Film en Fotografie). 

Dit document is voor het laatst gewijzigd op 25 mei 2018. 

Verwerking van persoonsgegevens

HFCM hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. HFCM houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy policy;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als communicatiebureau zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft kunt u contact met ons op te nemen.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door HFCM verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Communicatie over de opdracht 

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HFCM de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • (Zakelijk) Telefoonnummer;
  • (Zakelijk) E-mailadres;
  • Geslacht.

Uw persoonsgegevens worden door HFCM opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door HFCM verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor de persoonsgegevens is:

  • De inschrijving email nieuwsbrief;
  • Er is een factuurrelatie met contactpersoon van de betreffende organisatie.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HFCM de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door HFCM opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men aangemeld is.

Er wordt gebruik gemaakt van de tool Mailchimp. In iedere nieuwsbrief kan de ontvanger zich via de afmeldknop uitschrijven voor de ontvangst van de nieuwsbrief. 

Verwerking van persoonsgegevens van prospects, stakeholders en/of geïnteresseerden

Persoonsgegevens van prospects, stakeholders en/of geïnteresseerden worden door HFCM verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HFCM de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door HFCM opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder en/of geïnteresseerde.

Wanneer u zich via onze website aanmeld voor een event of cursus, verwerkt HFCM de volgende gegevens:

  • Naam contactpersoon, adres, woonplaatsgegevens, telefoonnummer
  • Functie en organisatienaam
  • Bankrekeningnummer en factuurgegevens 

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers

Persoonsgegevens van medewerkers worden door HFCM verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HFCM de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geboortedatum;
  • Salarisgegevens;
  • Kopie ID;
  • BSN-nummer;
  • VOG verklaring;
  • Geheimhoudingsverklaring; 
  • Opgave loonheffing; 
  • Bankgegevens.

De persoonsgegevens van medewerkers worden door HFCM opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar.

Bezoek websites

Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. De cookies die wij gebruiken zijn van Google Analytics en van Vimeo. De cookie van Google wordt door ons gebruikt voor het bijhouden van bezoekersaantallen, zodat we onze website verder kunnen verbeteren. Om gebruik te kunnen maken van de video speler van Vimeo is het nodig de cookies van Vimeo te accepteren. 

 

Verwerkersovereenkomst 

Indien u klant bent van HFCM en u wilt gebruik maken van de diensten van Hansman Logistiek BV. Kunt u hier de verwerkersovereenkomst downloaden.

Bent of wordt u leverancier van HFCM en verwerkt u persoonsgegevens, neem dan contact op met Ilone Hansman (ilone@hfcm.nl) zodat we een passende verwerkersovereenkomst kunnen afsluiten. 

 

Bewaren van gegevens

HFCM bewaart orderadministratie waar nodig 7 jaar i.v.m. fiscale verplichtingen en daarnaast vanwege civielrechtelijke contractaansprakelijkheid (gerechtvaardigd belang). 

HFCM bewaart een digitaal archief met opmaakbestanden waar nodig maximaal 20 jaar (tenzij anders overeengekomen is met de klant), i.v.m. civielrechtelijke contractaansprakelijkheid (gerechtvaardigd belang). 

Gegevens van oud-medewerkers bewaren wij gedurende 7 jaar na uit dienst gaan, i.v.m. fiscale verplichtingen. 

HFCM draagt zorg voor een veilige wijze van archivering/opslag en vernietiging van gegevens. 

 

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. 

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de internetomgeving (systeem en website);
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie;
  • Inrichting telefonie; 
  • Subverwerkers waarmee wij een bewerkersovereenkomst hebben afgesloten. 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens HFCM van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Wij verwijderen persoonsgegevens op veilige wijze als het gaat om gegevens die wij verwerken voor onze klanten (uiterlijk binnen 1 maand, tenzij anders overeengekomen). 
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens 

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

HFCM Communicatie
Buitenvaart 1019
7905 SB Hoogeveen
Info@hfcm.nl